Nationale Loterij

Op 18 januari 2010 ging de Nationale Loterij live met haar nieuwe op Objective gebaseerde “Order Execution System” in haar centraal distributiecentrum in Brussel. Dit is de bekroning van het “Total Supply Chain Project” waarmee de Nationale Loterij de distributie vanuit haar Centraal Distributiecentrum via haar 8 Regionale Distributiecentra naar haar +/- 5.500 “Points-Of-Sale” wil optimaliseren.

In 1934 richtte de regering de Koloniale Loterij op om geld in te zamelen voor Belgisch Congo. Na de onafhankelijkheid van Congo, werd de naam veranderd in Nationale Loterij. Het bedrijf kende een belangrijke groei na de introductie van de Lotto in 1978, waarbij de spelers voor het eerst zelf hun nummerskonden kiezen. De Nationale Loterij introduceerde sindsdien nog tal van populaire kras- en trekkingsspelen zoals Keno, Subito, Euromillions, Win for Life, … goed voor een omzet van 1,13 miljard euro (2009).

De doelstellingen van het “Total Supply Chain Project” situeerden zich op diverse vlakken. In eerste instantie betrof dit het verbeteren van de service naar de verkooppunten toe op het vlak van kortere levertermijnen, het vermijden van stock-outs en een betere opvolging van de product-mix die in de verkooppunten aanwezig is. Andere doelstellingen waren veiligheid van de producten tijdens het transport, een beter inzicht creëren in de “supply chain” en in de “order fulfilment cycle” van de Nationale Loterij en het ontlasten van de medewerkers in de 8 regionale distributiecentra zodat die zich op hun commerciële taken kunnen focussen.

“Order Execution System” stuurt Supply Chain van de Nationale Loterij aan

Het “Order Execution System” (OES) dat door De Clercq Solutions geïmplementeerd is, vormt de motor die de geoptimaliseerde Supply Chain van de Nationale Loterij aanstuurt.

Het OES bestaat uit twee functionele delen: een “Order Calculation & Consolidation” gedeelte en het eigenlijke “Warehouse Management System”.

Order Calculation & Consolidation

De “Order Calculation & Consolidation” functionaliteit werd door De Clercq Solutions speciaal voor de Nationale Loterij ontwikkeld om de orders te berekenen en nadien met orders afkomstig uit andere systemen te consolideren. Die orders kunnen o.a. ingebracht worden via de terminals in de verkooppunten of manueel door het “Customer Service Center” van de Nationale Loterij. Daarnaast berekent het OES ook “Auto Replenishment” orders op basis van historische verbruiken van de krasbiljetten in de individuele verkooppunten. Tenslotte zijn er nog campagneorders die door de Nationale Loterij zelf gepushed worden in het kader van speciale acties (b.v. een “Super Lotto”-trekking).

Warehouse Management System

Zodra de orders geconsolideerd zijn, kunnen die vrijgegeven worden voor uitlevering door het Objective.WMS. Het Warehouse Management System stuurt hierbij het “order picking” proces aan per individueel verkooppunt (gegroepeerd per leverdatum en leverrit – de zogenaamde melkrondes). De “pick orders” worden daarbij uitgesplitst in twee stromen: enerzijds naar drie “Pick-To-Light” cellen waar de “item picking” gebeurt, waarna deze vervolgens op een verpakkingstation gecontroleerd en via scanning gelinkt worden aan de verkooppunten.

Anderzijds genereert Objective WMS ook “Pick-To-Label” picklijsten waarbij de magazijniers RFID-gestuurd de volle kartons picken. Ook hier worden de gepickte dozen gescand en gelinkt aan de individuele verkooppunten om een correcte levering te garanderen.

Na palletisering zijn de producten dan klaar voor verzending naar de Regionale Distributiecentra waar de uitlevering naar de individuele verkooppunten vervolgens gebeurt in melkrondes (in totaal 170 melkrondes of sectoren met telkens 30 à 40 verkooppunten per ronde). In de regionale distributiecentra dient geen verdere manipulatie van de goederen zelf meer te gebeuren, enkel nog de uitlevering. Bij de eigenlijke uitlevering aan de individuele verkooppunten worden de logistieke medewerkers van de Nationale Loterij ondersteund door overzichtelijke distributielijsten uit het OES. Deze distributielijsten specificeren voor elke melkronde per verkooppunt hoeveel dozen uit de “Pick-To-Light” en hoeveel uit de “Pick-To-Label” er moeten geleverd worden. Eventuele retours en andere info staan ook op die distributielijsten vermeld.

De eigenlijke waardecreatie van de “instant producten” (krasbiljetten) gebeurt vanaf nu ook pas wanneer de producten in het verkooppunt aangekomen zijn door het scannen van de dozen op de terminal in het verkooppunt. Pas wanneer deze bevestiging van levering gebeurd is, wordt de stock getransfereerd van de Nationale Loterij naar het verkooppunt en krijgen de biljetten waarde. Deze “Proof-Of-Delivery” wordt ook elektronisch gekoppeld met het “Order Execution System” van de Nationale Loterij zodat orders kunnen opgevolgd worden tot aan de effectieve levering

Doelstellingen gerealiseerd … en meer

De Nationale Loterij heeft alle doelstellingen van “Total Supply Chain Project” gerealiseerd. Het belangrijkste daarbij is dat er nu een gegarandeerde doorlooptijd is voor orders van maximaal 3 dagen, waar dit in het verleden kon oplopen tot 2 weken. Ook de reductie van stock-outs blijkt in de korte periode dat het systeem “live” is reeds uit de praktijk. Daarnaast kan de Nationale Loterij nu een sluitende veiligheidsgarantie geven voor de producten vanaf hun vertrek in het distributiecentrum tot de eigenlijke levering en waardecreatie in het verkooppunt.

Bijkomend heeft de Nationale Loterij nog andere voordelen gerealiseerd. Zo is de klanttevredenheid gestegen o.a. door de overzichtelijke leveringsnota’s en de eenvoudige ingave van orders via de terminals in de verkooppunten. En “last but not least” heeft de Nationale Loterij geconstateerd dat haar magazijnoperaties veel efficiënter geworden zijn, o.a. op het vlak van het picken (snelheid en accuraatheid) maar ook door een beter locatie- en stockbeheer in het magazijn.